Imaginez… nous sommes en janvier.

C’est morne, nous sommes tous fauchés, nous faisons tous des régimes ou des plans de désintoxication, et la saison des fêtes est bel et bien terminée. Le temps est probablement exécrable et les vacances d’été sont trop lointaines pour y penser. Et, cerise sur ce gâteau plutôt déprimant, la date limite de la déclaration d’impôts, qui approche à grands pas le 31 janvier.

Nous le savons. Pour beaucoup d’entre vous, la gestion des comptes et des impôts est la partie la plus redoutée de la gestion de votre entreprise. Il n’est pas étonnant que vous ignoriez tout jusqu’à la dernière minute, mettant désespérément à jour des feuilles de calcul ou cherchant dans votre bureau des reçus à glisser dans une boîte à chaussures.

Nous vous promettons qu’il n’y a pas besoin de cette course effrénée. Il suffit de quelques petits changements pour éviter le chaos de janvier.

Gardez le contrôle de vos dépenses.

Si vous voulez rester maître de la situation, il est très important de suivre vos dépenses.

Cela aidera votre comptable au moment de la déclaration de revenus et vous n’aurez pas à passer des heures à éplucher des relevés bancaires ou à chercher des reçus. Si vous n’utilisez pas déjà un logiciel de comptabilité numérique pour suivre vos dépenses, c’est le moment idéal pour commencer, car l’utilisation d’un logiciel tel que Clear Books™ peut être un véritable gain de temps.

Le logiciel vous permet de convertir les bons de commande en factures et de mettre en place des factures récurrentes pour ces paiements réguliers. Vous pouvez facilement prendre en charge les frais de recharge et, en appuyant sur un bouton, vous pouvez reproduire les demandes de remboursement de frais précédemment approuvées, sans avoir à saisir les données depuis le début. Si vous ou vos employés devez voyager pour des raisons professionnelles, vous pouvez également bénéficier de l’outil de calcul du kilométrage du logiciel pour vous aider à récupérer les dépenses liées aux frais de déplacement.

Suivez vos revenus.

Si vous avez plusieurs sources de revenus, que vous recevez des revenus dans plusieurs devises ou que certaines de vos factures sont encore réglées en espèces, le suivi de tout cela peut devenir un cauchemar, en particulier si vous utilisez encore des processus manuels pour établir vos comptes.

Là encore, la mise en place d’un logiciel numérique est un moyen simple de progresser. La fonction de facturation de notre logiciel vous permet de créer des factures automatisées et personnalisées. Vous pouvez voir, d’un seul coup d’œil, quelles factures ont été payées et lesquelles sont encore en suspens. Le système enverra également des rappels et des messages automatiques aux clients qui paient en retard. Les clients pourront payer vos factures en un seul clic, en utilisant le mode de paiement de leur choix.

Non seulement le logiciel vous fera gagner du temps, à vous et à votre comptable, lors de votre déclaration d’impôts, mais ces fonctionnalités contribuent largement à réduire les cas de factures en retard ou impayées. C’est une double victoire !

Gardez le contrôle de vos comptes bancaires.

Simplifiez vos affaires en surveillant vos comptes bancaires tout au long de l’année. L’idéal est d’utiliser un logiciel capable d’importer les relevés bancaires et de cartes de crédit, ce qui vous évite d’avoir à saisir les transactions manuellement. Vous pouvez utiliser le système pour expliquer les transactions en les faisant correspondre aux factures et aux relevés et vous pouvez facilement comparer les données pour vous aider à rapprocher les éventuelles divergences dans vos comptes. Vous pouvez également simplifier les procédures de paiement pour vos clients en utilisant la fonction de débit direct pour traiter des sommes pré-approuvées. Fini la panique lorsque janvier arrive et que vous n’arrivez pas à comprendre pourquoi les chiffres de vos comptes ne correspondent pas.

Appelez les professionnels.

Si vous ne travaillez pas encore avec un comptable, cela vaut la peine d’envisager d’en engager un. Le simple fait d’avoir quelqu’un qui examine vos comptes sur une base trimestrielle peut vous faire gagner beaucoup de temps et de stress. Il peut détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent des catastrophes et vous rassurer sur la santé de votre entreprise. Il peut vous donner une idée de ce que vous devrez payer en impôts et vous fournir de précieux conseils commerciaux.

Vous hésitez encore à vous procurer un logiciel numérique ?

Nous sommes conscients que tous les chefs d’entreprise ne sont pas à l’aise avec l’idée du changement. Vous êtes peut-être satisfait de votre méthode de comptabilité « boîte à chaussures » ou vous êtes plus à l’aise avec l’enregistrement manuel des informations et cela ne vous dérange pas de tout faire à la dernière minute. Nous comprenons que beaucoup de gens se méfient des nouvelles technologies, pensant peut-être qu’elles seront coûteuses ou difficiles à utiliser.

Cependant, les temps changent et, avec l’introduction de Making Tax Digital (MTD), tous les propriétaires d’entreprises vont devoir adopter l’utilisation de la technologie dans leur comptabilité.

Tout laisser jusqu’à la dernière minute ne sera plus une option non plus car, avec l’introduction de MTD, toutes les entreprises devront soumettre leurs données comptables sur une base trimestrielle.

Prenez de l’avance sur le jeu.

Dans cette optique, pourquoi ne pas aller de l’avant et adopter le changement dès maintenant ?

Familiarisez-vous avec le logiciel de comptabilité (nous vous promettons qu’il est plus facile à utiliser que vous ne l’imaginez) et habituez-vous à suivre vos comptes régulièrement. Plus besoin d’essayer de comprendre d’où viennent ces quelques centaines de livres. Plus de boîtes à chaussures qui débordent. Plus besoin d’essayer de comprendre pourquoi les chiffres de vos relevés bancaires ne correspondent pas à ceux de votre grand livre…