La bonne nouvelle ? votre entreprise est florissante ! La mauvaise nouvelle ? Vous êtes encore en train de tout faire.

Même si vous disposez d’un personnel, vous devez vous occuper vous-même d’une grande partie des opérations quotidiennes : courriels et appels téléphoniques, appels d’offres et fournisseurs, marketing et programmation.

Vous n’êtes pas en mesure de planifier la croissance de votre entreprise car votre agenda quotidien est trop chargé.

Si vous voulez passer au niveau supérieur, il est temps de déléguer.

Mais voilà le problème :

Quand on a réussi à faire les choses soi-même, il peut être difficile d’imaginer qu’on puisse lui confier quoi que ce soit. Et si vous êtes un maniaque du contrôle – ahem, vous savez qui vous êtes – c’est encore plus difficile. Il est tout à fait normal de craindre que quelqu’un d’autre ne fasse pas les choses « correctement » ou ne gère pas les situations et les clients comme vous le feriez.

Si la délégation vous effraie, voici quelques moyens de la rendre moins effrayante.

Évaluer – déléguer en externalisant et en automatisant

Avant de déléguer à votre personnel, commencez par les choses faciles et tirez parti de la technologie pour soutenir votre entreprise.

Analysez vos processus et opérations pour identifier ce qui pourrait être externalisé ou automatisé. Quelles sont les tâches et les flux de travail que vous (ou votre équipe) effectuez de manière répétitive – quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement ? Si vous le faites plus d’une fois, il y a probablement « une application pour ça ».

Vous pouvez commencer par créer des modèles d’e-mails pour les communications courantes avec les clients. Envisagez un logiciel d’intégration pour centraliser les données et les flux de travail des clients.

Si vous êtes comme de nombreux propriétaires de petites entreprises, vous avez développé des systèmes à la volée pour gérer vos finances et suivre vos dépenses professionnelles. Vous disposez peut-être d’une combinaison de feuilles de calcul, de dossiers remplis de reçus et de formulaires fiscaux, et peut-être d’un calendrier griffonné sur votre mur pour gérer la planification de votre personnel.

C’est le moment idéal pour explorer un logiciel de paie et de RH en ligne  qui rationalise votre paie et rend la planification des employés facile et efficace.

Développer les connaissances – connaître son équipe

L’une des parties les plus difficiles de la délégation est de faire confiance à votre équipe.

Maintenant que vous avez externalisé et automatisé comme un champion, il est temps de rassembler votre personnel et d’identifier ce qui reste sur votre liste de choses à faire.

Il ne sera pas facile de déléguer ces tâches si vous n’avez pas confiance dans les compétences de votre équipe. Mais cette confiance vient de la connaissance des forces, des défis et des passions de votre employé.

Construisez donc une culture d’équipe positive en étant transparent et honnête les uns envers les autres.

Commencez par ce que vous savez faire et ce que vous aimez faire pour l’entreprise, puis passez aux tâches et aux opérations qui vous posent problème ou vous mettent en difficulté. Les meilleures équipes savent comment se soutenir mutuellement en cas de difficultés, afin que l’expérience de vos clients soit toujours optimale.

Ce dialogue ouvert est une information qui vous aidera à déléguer la meilleure tâche au bon employé en fonction de ses capacités, de ses forces et de ses intérêts.

Lorsque vous connaissez bien votre équipe, il est moins effrayant de déléguer, car vous confiez cette tâche à quelqu’un qui est capable, passionné et qui possède les compétences nécessaires pour réussir.

Déléguez sans vous effrayer – ou effrayer vos clients

Scénario cauchemardesque de la délégation : votre client souffre parce que quelqu’un laisse tomber la balle – un délai non respecté, un courriel qui reste sans réponse ou un produit livrable qui n’est pas à la hauteur des attentes du client. L’idée d’un seul de ces scénarios vous fait probablement frémir !

L’un des aspects les plus difficiles de la délégation est la crainte que le travail ne soit pas fait – ou qu’il ne soit pas fait « correctement ».

Deux principes de bonne gestion sont ici essentiels : la communication (pour que le travail soit fait à votre satisfaction) et la responsabilité (pour que le travail soit fait à temps).

Communication

Communiquez avec votre employé pour qu’il comprenne la tâche et les attentes – les vôtres et celles du client.

Surtout si c’est la première fois que vous lui confiez cette tâche, assurez-vous d’avoir autorisé l’accès à tous les comptes ou informations sur les clients associés à cette tâche. Expliquez à votre employé les processus ou les systèmes que vous avez utilisés – partagez ce qui a bien fonctionné pour vous et les difficultés que vous avez rencontrées.

Assurez-vous que votre employé sait où trouver de l’aide s’il est bloqué.

Vous voulez qu’ils viennent vous voir pour poser les grandes questions, mais aussi qu’ils sachent comment trouver leurs propres solutions. Par exemple, si vous utilisez le logiciel en ligne  pour la comptabilité et la paie, nous disposons de nombreux guides d’aide en ligne et d’un support téléphonique ou virtuel convivial. Si votre employé sait comment y accéder dès le départ, la délégation sera d’autant plus efficace.

Et n’oubliez pas de communiquer avec votre client lorsque vous modifiez un flux de travail ou que vous affectez un nouveau responsable à son projet. Un courriel ou une présentation téléphonique rassurera le client en lui montrant qu’il est (encore) entre de bonnes mains.

Responsabilité

La responsabilisation permet de s’assurer que le travail est effectué à temps et selon les spécifications requises, et qu’il n’y a pas que l’échéance finale qui compte. En fonction de l’expérience de votre employé, il peut être utile d’établir une liste de toutes les tâches associées à sa mission.

En partant de l’échéance finale, prévoyez des contrôles en cours de route pour vous assurer que tout se déroule comme prévu. Ainsi, vous n’aurez pas de mauvaises surprises – et votre client non plus.

Déléguez pour développer votre entreprise

Nous savons que la délégation peut être une perspective intimidante, mais lorsque vous êtes en mesure de confier certains aspects de votre entreprise aux membres d’une équipe en qui vous avez confiance, vous libérez du temps pour vous concentrer sur la vue d’ensemble, c’est-à-dire pour tracer la voie vers votre vision de la réussite.