Embaucher un employé est la solution, non ?

C’est le rêve ! Mais nous avons tous entendu des histoires sur la façon dont cela peut très mal tourner. Des employés qui ont besoin qu’on leur tienne la main à chaque étape, qui prennent des initiatives de la pire des façons ou qui créent plus de problèmes qu’ils n’en résolvent. Si vous voulez que votre employé soit un atout précieux qui vous aide à gérer votre temps, vous devez vous préparer et planifier avant d’embaucher.

Lisez ce qui suit pour savoir comment aider votre nouvel employé à réussir, devenir un meilleur employeur et manager, et améliorer votre gestion du temps.

Avant d’embaucher : Votre plan de gestion du temps

Votre vie de manager commence maintenant, avant même d’avoir embauché quelqu’un.

La planification et l’élaboration d’une stratégie à ce stade rationaliseront le processus de recrutement, vous aideront à intégrer efficacement le nouvel employé et à l’aider à s’adapter au poste, ce qui vous fera gagner du temps à long terme.

Avant de commencer à rédiger cette description de poste, prenez un moment pour élaborer votre plan de match.

À quoi ressemble votre gestion du temps en ce moment ?

Dressez une liste des tâches, des opérations et des flux de travail qui permettent à votre entreprise de fonctionner. Vous vous en servirez pour rédiger une description de poste claire pour votre employé.

Notez-les sur un tableau blanc ou sur des notes autocollantes, tapez une liste ou faites un croquis. Conservez tout en un seul endroit – l’objectif est de ne rien oublier ! Même la plus petite tâche doit figurer sur votre liste.

Commencez maintenant à organiser et à classer ce que vous voyez.

Marketing – e-mails de présentation, médias sociaux, événements de mise en réseau. Finances – suivi des dépenses, des paiements, des factures. Relations avec les clients – communication téléphonique et numérique, dépannage, gestion des références.

Que pouvez-vous automatiser ou rationaliser grâce à la technologie ? Pourriez-vous investir dans un logiciel de planification pour simplifier votre marketing sur les médias sociaux ou par e-mail ? Avez-vous examiné un logiciel, pour vous aider à centraliser vos finances et à faciliter le suivi des paiements et des dépenses ?

Tirer le meilleur parti de l’automatisation est une excellente première étape pour améliorer votre gestion du temps. Il est ensuite plus facile de voir exactement ce que ce nouvel humain que vous êtes sur le point d’embaucher peut faire pour votre entreprise.

Qu’est-ce qui vous ralentit ? Identifiez comment les futurs employés peuvent aider

Quelle est la tâche ou le flux de travail lié à l’entreprise que vous n’aimez pas faire ? Ou quelque chose pour lequel vous n’êtes pas très doué ?

Maintenant que vous avez réduit votre liste de tâches, commencez à encercler les catégories restantes. Vous commencerez à voir l’ensemble des compétences que vous recherchez chez votre employé.

Si vous travaillez pendant des heures sur chaque e-mail que vous envoyez, vous avez besoin d’un employé ayant des compétences rédactionnelles. Si vous détestez faire des appels d’offres pour obtenir la meilleure offre pour un contrat ou un produit, vous cherchez quelqu’un qui a de la patience et de la persévérance (et probablement le sens de l’humour). Si votre déclaration d’impôts vous donne des cauchemars, vous aurez besoin d’une personne ayant des compétences en comptabilité.

En automatisant certains de vos processus d’entreprise, en rationalisant vos opérations et vos procédures, et en précisant ce que vous attendez de vos employés, votre gestion du temps se mettra en place et vous disposerez de l’espace nécessaire pour vous concentrer sur la prochaine étape de la croissance de votre entreprise.

Après avoir embauché : Prenez le temps de former

Vous avez trouvé la personne idéale (vous l’espérez !) grâce au travail que vous avez effectué pour déterminer exactement qui et ce dont votre entreprise a besoin.

Et maintenant ?

De la formation, de la formation et encore de la formation !

Il n’y a rien de pire que de devoir revenir sur le travail de votre employé pour corriger ses erreurs. Si vous prenez le temps de guider votre employé pour qu’il puisse faire les choses correctement dès la première fois, vous gagnerez beaucoup de temps (et de tracas) dans le futur.

Votre employé appréciera également cette démarche – il veut faire les choses correctement et réussir dans son nouveau poste.

Laissez votre oisillon voler !

Une fois que vous avez formé vos employés, cultivez leur indépendance. Après tout, un employé confiant sera beaucoup moins enclin à frapper à votre porte pour obtenir des réponses évidentes ou être rassuré.

Aussi difficile que cela puisse être, cessez progressivement de regarder par-dessus leur épaule pour vérifier qu’ils exécutent les tâches conformément à vos spécifications.

Un cadeau que vous pouvez offrir à votre équipe – et à vous-même – est un guide de dépannage.

Vous vous souvenez de cette liste de tâches, de flux de travail et d’opérations ?

Utilisez-les pour élaborer un guide de référence rapide pour le dépannage. Faites part de vos astuces pour éliminer les bourrages papier de votre imprimante, décrivez brièvement les flux de travail courants et informez-les des particularités des clients qu’ils pourraient rencontrer.

C’est aussi une bonne idée d’inclure les détails du support pour tout logiciel que vous utilisez.

Par exemple, les utilisateurs (et leurs employés, bien sûr !) peuvent accéder à une assistance gratuite sous forme de guides, de FAQ et de forums communautaires – mais surtout, notre ligne d’assistance où ils peuvent joindre un véritable humain. Ainsi, votre nouvel employé peut obtenir de l’aide pour ses questions de facturation ou de paie sans avoir à vous déranger.

Maintenant que vos employés sont formés et accomplissent leurs tâches avec confiance, vous avez le temps de garder une vue d’ensemble et de vous concentrer sur la prochaine phase de croissance de votre entreprise.